學院首頁

中文English

首頁–>工作動態–>Content

工作動態

Work Dynamic

院辦帶你學“辦會”(三)——會議服務流程

?





?

會前?

會前準備

(1)根據會議的要求,擺好會議的臺型。

(2)會場指示牌:在會場較遠處明顯的位置擺放會議的指示牌,在會場門口附近顯眼位置擺放會議指示牌。

(3)主席臺:布置鮮花或其他裝飾物, 各位置根據要求可以擺放人名卡,在主席臺上方或根據客人要求在合適的位置布置會議主題。

(4)登記臺:會場門口或大堂擺放簽到臺并有指示牌 簽到薄 方便參會人員簽到。?

(5)休息安排:熟悉本次會議的休息時間表 可以提前與參會人員溝通,安排合適的休息區域,并準備茶歇。

(6)服務人員配備:人員安排到位,告知其負責的區域和服務內容,讓其準備好所需的東西,適時提供服務。

(7)會場清潔:會場布置結束后清理好會場衛生,等待會議開始。

(8)禮儀演習彩排:如果會議當中需要專門的禮儀協助服務則需對專人進行培訓,保證服務質量。

會前檢查

會議開始前,根據會議內容列項檢查:如設備設施、會議物品,人員準備情況等。

?

會中


?

引領?

準備指示牌、引領員,引導參會人員到指定會議區域,專人引領重要嘉賓到位 。

會中服務

(1)參會人員就位后斟倒茶水或礦泉水 。

(2)會場秩序維持服務:不要讓與會無關的人員進入會場 保持會場周圍的安靜,不要有噪音或異味影響會議進行。

(3)加水、清潔服務:會議進行當中適時的為客人添加飲品,清理桌面垃圾。

(4)委托代辦服務:幫助參會人員打印文件、遞送物品等。

(5)應急情況處理:對會議服務人員進行培訓,如遇到緊急情況,妥善處理。(如火災疏散:禁坐電, 指引客人迅速從安全通道撤離;失竊:做好當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄;停電、溢水:安撫客人,迅速找相關人員解決;如遇到病人疾病突發:迅速撥打急救中心電話,并可以找相關人員 在現場展開急癥救護等)

會中茶歇休息

會議進行中可能會有短暫的休息時間,要提前溝通熟悉什么時候開始,提前十分鐘準備好茶歇的食品、飲品等,待茶歇結束后及時清理臺面衛生,保證會場清潔。

?

會后

?(1)會議結束時:如遇到參會人員合影留念,迅速為客人擺好位子,協助參會人員完成合影。

(2)道別:與參會人員熱情道別并提醒帶好隨身物品。

(3)賓客全部離開會場后:會議服務人員要檢查會場有無客人遺忘的物品。如發現賓客的遺留物品及時聯系,盡快轉交失主并做好記錄。

(4)撤會議物品:撤離桌椅、茶具等。

(5)清潔會場。

(6)關閉電器設備。

(7)檢查清理情況。

(8)服務人員撤出,鎖閉會議廳。

(9)根據本次會議的服務情況進行總結。


注意事項

(1)服務人員上崗前要認真整理著裝:儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;提前到達會場。

(2)會場內衛生整潔:會場所需物品擺放整齊、美觀。

(3)迎賓站立時保持正確站姿:真誠微笑,來賓到達時要熱情迎候,依次接待。

(4)給來賓提供服務:要主動、熱情、耐心、周到,回答問題要得體、明確。

(5)給來賓引位:要及時,入座后1分鐘內需倒上茶水。

(6)添茶:會議進行中,每隔15——20分鐘,及時增添茶水。

(7)會議進行中,服務人員應站在合適的位置,悉心觀察會場狀況。

(8)道別時,要及時提醒客人拿好物品。

(9)會后清理工作要及時、仔細。


?

-?END-

?

【關閉】
分享到:

相關新聞

体彩黑龙江6十1第82期